Mag ik voormalige cliënten een nieuwsbrief sturen over mijn praktijk?

Je hebt in de loop der jaren veel cliënten geholpen en beschikt over hun e-mailadressen. Mag je die mensen een nieuwsbrief sturen over je praktijk? Of moet je eerst toestemming vragen?

Het antwoord hangt onder andere af van hoe je de adressen hebt gekregen, wat je wilt mailen en welke informatie cliënten bij het verzamelen van hun adres ontvingen. Dat iemand ooit een afspraak maakte, betekent niet dat je het e-mailadres voor iedere marketingactie mag gebruiken.

Wanneer heb je toestemming nodig?

Voor ongevraagde commerciële e-mail geldt in principe voorafgaande toestemming. Er bestaat een uitzondering voor bestaande of voormalige klanten bij berichten over eigen, soortgelijke producten of diensten. Daarvoor gelden voorwaarden, waaronder een duidelijke mogelijkheid om bezwaar te maken toen het adres werd verzameld én bij elk bericht. Je moet kunnen aantonen dat je aan die voorwaarden voldoet.

Heb je vroeger uitsluitend e-mailadressen verzameld om afspraken te bevestigen, zonder informatie over marketing of afmelden? Ga er dan niet zomaar van uit dat je de hele lijst mag gebruiken.

Houd marketinggegevens gescheiden van behandelgegevens

Als therapeut verwerk je mogelijk informatie over iemands gezondheid. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens. Gebruik diagnoses, behandelhistorie of klachten niet om commerciële nieuwsbrieven te personaliseren zonder een afzonderlijke, passende juridische basis. Een nieuwsbrief over ‘jouw rugklachten’ kan bovendien gevoelige informatie prijsgeven aan iemand die een inbox deelt.

Wat is inhoudelijk interessant voor oud-cliënten?

Een nieuwsbrief hoeft niet iedere maand een aanbod te bevatten. Je kunt algemene, vakinhoudelijke informatie sturen, mits die aansluit bij de verwachtingen van ontvangers. Denk aan een uitleg over een behandeling, gewijzigde openingstijden of een bijeenkomst die voor geïnteresseerden relevant kan zijn.

Pas op met medische beloften. Ook in e-mails moet je uitspraken over mogelijke effecten zorgvuldig onderbouwen.

Controleer deze vijf punten voordat je op verzenden klikt

• Weet je voor welke berichten het e-mailadres is verzameld?
• Heb je toestemming of voldoe je aantoonbaar aan de klantuitzondering?
• Gaat de e-mail over je eigen, vergelijkbare diensten?
• Staat er een werkende afmeldmogelijkheid in iedere e-mail?
• Gebruik je geen gevoelige behandelgegevens voor marketing?

Wat als je twijfelt over je bestaande lijst?

Gebruik die lijst dan niet direct voor een commerciële mailing. Controleer eerst je werkwijze en vraag zo nodig juridisch advies. Bouw voortaan een aparte, vrijwillige aanmeldmogelijkheid op je website in en leg vast waarvoor iemand zich inschrijft.

Is een nieuwsbrief nu de juiste marketingactiviteit?

Een goede nieuwsbrief begint bij een relevante doelgroep en een geldige adressenlijst. Met de gratis Praktijkmarketing Keuzehulp bepaal je of e-mailmarketing al past bij jouw situatie.

Download de gratis Praktijkmarketing Keuzehulp

Bronnen

• ACM – Spam voorkomen bij e-mailreclame
• Autoriteit Persoonsgegevens – Direct marketing