Hoe houd je klanten op de hoogte zonder nieuwsbrief?

Je wilt je bestaande klanten af en toe iets laten weten. Bijvoorbeeld dat je op donderdagavond extra afspraken aanbiedt, dat je werktijden veranderen of dat je een nieuw artikel hebt geschreven. Maar zodra je denkt aan een nieuwsbrief, zie je al voor je hoeveel tijd het kost: een onderwerp bedenken, tekst schrijven, een afbeelding zoeken, alles opmaken en versturen.

Dat kan eenvoudiger. Je hoeft niet iedere maand een nieuwsbrief te maken om klanten op de hoogte te houden. Er zijn andere manieren die minder voorbereiding vragen. Het belangrijkste is dat je kiest voor een vorm die bij je praktijk én bij je klanten past.

Wat wil je eigenlijk aan je klanten vertellen?

Voordat je een communicatiekanaal kiest, helpt het om onderscheid te maken tussen drie soorten berichten:

• Praktische informatie: aangepaste openingstijden, bereikbaarheid of een verandering in je praktijkruimte.
• Nuttige informatie: antwoord op een veelgestelde vraag of uitleg over hoe een eerste afspraak verloopt.
• Nieuw aanbod: een extra spreekuur, workshop of een nieuwe dienst.

Die berichten vragen niet allemaal dezelfde aanpak. Een belangrijke wijziging voor iemand met een bestaande afspraak communiceer je rechtstreeks via het kanaal dat je daarvoor al gebruikt. Een algemene tip of een nieuw aanbod kun je ook openbaar delen. Zo stuur je niet onnodig iedereen een apart bericht.

Vijf manieren om klanten op de hoogte te houden zonder maandelijkse nieuwsbrief

1. Maak een eenvoudige pagina met praktijkupdates

Reserveer een plek op je website voor korte updates. Dat hoeft geen uitgebreid blog te zijn. Een paar regels over een gewijzigde openingstijd, een nieuwe werkwijze of een praktische vraag kunnen al voldoende zijn.

Voorbeeld: “Vanaf december kun je ook op donderdagavond een afspraak maken. De beschikbare tijden vind je in mijn online agenda.”

Verwijs naar deze pagina vanaf je homepage of bevestigingsmails. Houd er wel rekening mee dat klanten de update alleen zien als ze je website bezoeken of als je hen naar die pagina verwijst.

2. Plan korte berichten op Instagram en Facebook

Gebruik je sociale media al voor je praktijk? Maak dan van één praktische update meerdere korte berichten. Je hoeft niet steeds nieuwe onderwerpen te bedenken: veelgestelde vragen van klanten leveren vaak genoeg ideeën op.

Denk aan “Wat trek je aan bij een behandeling?”, “Hoe werkt het verzetten van een afspraak?” of “Wanneer ben ik in de kerstvakantie bereikbaar?”. Kies vragen die je werkelijk hoort in je praktijk.

Plan bijvoorbeeld twee berichten tegelijk. Dan besteed je één moment aan je content in plaats van iedere week opnieuw te moeten beginnen. Dit werkt vooral voor klanten die je account volgen; het vervangt geen persoonlijk bericht over een belangrijke afspraakwijziging.

3. Gebruik updates in je Google Bedrijfsprofiel

Heb je een Google Bedrijfsprofiel dat je volgens de voorwaarden mag gebruiken? Dan kun je er updates plaatsen die zichtbaar kunnen zijn wanneer mensen je praktijk via Google Zoeken of Maps bekijken. Je kunt daarbij ook een link naar je website toevoegen.

Het is een handige plek voor openbare informatie over je praktijk. Gebruik het voor praktische mededelingen en verwijzingen naar een relevant artikel. Verwacht alleen niet dat iedere bestaande klant je bericht vanzelf te zien krijgt.

4. Laat geïnteresseerden vrijwillig een WhatsApp-kanaal volgen

Wil je korte mededelingen kunnen delen zonder persoonlijke appjes naar een hele klantenlijst te sturen? Dan kun je een WhatsApp-kanaal overwegen. Mensen kiezen zelf of ze het kanaal volgen. Je plaatst er bijvoorbeeld een korte tip, een aankondiging of een link naar een nieuw artikel.

Een kanaal is iets anders dan een WhatsApp-groep. Volgers kunnen elkaars telefoonnummer niet zien. Begin er alleen aan als je ook echt regelmatig iets te melden hebt. Anders voeg je vooral een extra taak toe.

5. Stel één korte automatische e-mailreeks in

Wil je toch graag per e-mail contact houden, maar niet iedere maand aan een nieuwsbrief werken? Dan kan een korte automatische reeks voor mensen die zich daar bewust voor aanmelden uitkomst bieden. Je schrijft de berichten één keer en laat ze vervolgens op vaste momenten versturen.

Bijvoorbeeld een welkomsmail, een praktische tip na een week en een antwoord op een veelgestelde vraag na drie weken. Maak de informatie algemeen. Vermijd verwijzingen naar iemands klachten of behandelhistorie in marketingberichten.

Let op: automatisch versturen verandert niets aan de regels voor commerciële e-mail. Je moet toestemming hebben of aantoonbaar aan de voorwaarden voor de uitzondering voor bestaande klanten voldoen. Zorg ook voor een duidelijke afmeldmogelijkheid.

Zo maak je in een kwartier een eenvoudige update

Stel dat je vanaf volgende maand een extra avond open bent. In plaats van een hele nieuwsbrief te ontwerpen, doe je het volgende:

1. Schrijf één zin met het nieuws: “Vanaf december kun je ook op donderdagavond bij mijn praktijk terecht.”
2. Voeg één praktische vervolgstap toe: “Bekijk de beschikbare tijden in de online agenda.”
3. Plaats het bericht op je website of op een ander kanaal dat je al beheert.
4. Deel dezelfde informatie in aangepaste vorm op Instagram, Facebook of je Google Bedrijfsprofiel.
5. Informeer klanten met een bestaande afspraak apart als de wijziging hun afspraak raakt.

Je hebt nu één duidelijke boodschap die je op meerdere plekken kunt gebruiken, zonder dat je daarvoor een complete nieuwsbrief nodig hebt.

Mag je bestaande klanten zomaar een e-mail of WhatsApp-bericht sturen?

Nee, niet als het om ongevraagde commerciële berichten gaat. Volgens de Autoriteit Consument & Markt (ACM) is daarvoor in principe voorafgaande toestemming nodig. Voor berichten over eigen, soortgelijke producten of diensten aan bestaande klanten bestaat onder voorwaarden een uitzondering. Een herkenbare afzender en eenvoudige afmeldmogelijkheid zijn belangrijk.

Een bericht dat nodig is om een lopende afspraak goed uit te voeren, is iets anders dan een bericht waarin je een nieuw aanbod promoot. Gebruik het contactadres dat je voor afspraken hebt gekregen daarom niet automatisch voor marketing. Bij een praktijk is extra zorgvuldigheid nodig: behandelgegevens en andere gezondheidsinformatie horen niet in je marketingberichten thuis.

Een openbaar bericht op je website of sociale media is een andere route: daarmee informeer je mensen die zelf komen kijken, zonder direct een hele klantenlijst te benaderen. Wil je toch een persoonlijk kanaal gebruiken, controleer dan eerst of je de contactgegevens voor dat doel mag gebruiken.

Wat werkt het beste voor een kleine praktijk?

Mijn advies: kies eerst één vaste plek voor algemene updates en hooguit één extra kanaal om die updates onder de aandacht te brengen. Bijvoorbeeld je website als basis en Instagram als aanvulling. Of je Google Bedrijfsprofiel als je klanten je vooral lokaal vinden.

Vraag jezelf bij iedere update af: “Is dit informatie waar mijn klant iets aan heeft?” Zo voorkom je dat je berichten gaat maken alleen omdat je het gevoel hebt dat je zichtbaar moet blijven.

Wil je weten welke marketingactiviteiten passen bij jouw praktijk, tijd en budget? Gebruik dan de gratis Praktijkmarketing Keuzehulp. Daarmee maak je gerichter keuzes, in plaats van steeds weer iets nieuws te moeten proberen.

Bronnen

• ACM — Spam voorkomen in uw reclame (regels voor e-mail, WhatsApp en afmelden).
• Autoriteit Persoonsgegevens — Direct marketing (gebruik van persoonsgegevens voor marketing).
• Google — Posts maken en beheren in uw Bedrijfsprofiel.